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5 passos para organizar seu home office - Um home office permite a você a liberdade de desligar as distrações da vida cotidiana e se concentrar no seu trabalho. Além disso, você pode fazer mais em menos tempo porque não há deslocamento. No entanto, a chave para essa produtividade é a organização. É muito melhor para o resultado final divulgar aquela proposta-chave, por exemplo, do que procurar aquele documento fiscal perdido há muito tempo. Felizmente, organizar seu home office não é tão assustador quanto parece. Siga as 5 dicas abaixo e veja sua produtividade disparar:
1. Organize seus materiais
Quando você está pressionado pelo tempo, é fácil jogar seus arquivos e papéis em uma pilha de "coisas a fazer". Infelizmente, no entanto, essa pilha geralmente fica cada vez maior, acabando por sobrecarregar sua mesa, seu home office e sua capacidade de maximizar a produtividade. O primeiro passo para a organização é cavar essa massa de papelada e criar pilhas menores com base no assunto, função ou importância. Por exemplo, você pode colocar suas propostas em uma pilha e seus itens relacionados a impostos em outra.
2. Descartar e Arquivar
Depois de separar seus documentos em pilhas relacionadas, você precisa tomar decisões sobre o que fazer com eles. Para começar, descarte todos os papéis desnecessários. Lembre-se, seu objetivo é reduzir a desordem. Em seguida, você precisa organizar todos os papéis deixados em suas respectivas pilhas. Um arquivo com arquivos suspensos codificados por cores geralmente é a solução mais eficiente. No entanto, pastas de arquivos claramente identificadas em uma gaveta de mesa dedicada também funcionarão.
3. Elimine papel e desordem desnecessária
A nuvem forneceu a pequenas empresas e indivíduos recursos que antes eram reservados para grandes empresas. Um desses recursos é o gerenciamento de documentos ou a capacidade de digitalizar e armazenar documentos importantes em algum lugar além do seu escritório físico . Você pode, por exemplo, enviar papel para uma empresa como a Shoeboxed, que digitalizará e organizará sua papelada para você. O resultado líquido é menos desordem – e mais organização.
4. Crie um Sistema
Para manter seu escritório organizado, você achará útil desenvolver um sistema de regras com o qual processar seus papéis. Crie uma pilha de “coisas a fazer” em sua mesa e coloque nela os itens nos quais você agirá definitivamente em sete dias. Coloque todos os outros documentos em suas pastas apropriadas ou “na nuvem”. Pense nessas regras como análogas às do Outlook ou Gmail, onde seus e-mails são movidos automaticamente para pastas predeterminadas.
5. Bloqueie o tempo para manutenção
Se você for como a maioria das pessoas, o tempo é seu bem mais fugaz. Como resultado, é fácil deixar seu novo sistema organizacional escorregar para o ponto em que pilhas de papel reaparecem em seu escritório. Para evitar isso, reserve uma hora por semana para organizar os documentos que ainda não foram processados.
Organizar o home office pode parecer uma tarefa árdua. Mas se você seguir as 5 etapas acima, desenvolverá rapidamente uma área de trabalho onde poderá maximizar sua produtividade.
Que este conteúdo seja luz na sua vida do seu humilde servo Marco A.